Aufgabenbereiche

Das Kirchenamt (KA) will in erster Linie die Kirchenvorstände bei Verwaltungsaufgaben entlasten und bei rechtlichen Belangen unterstützen. Dabei liegt es in der Natur der kirchlichen Vielfalt, dass die nachfolgende Auflistung nicht vollständig sein kann und die Reihenfolge der Aufgaben willkürlich ist. Klassische Aufgabenbereiche sind unter anderem:

Haushaltswesen

  • Vorbereitung der Haushaltsentwürfe
  • Haushaltsüberwachung/ -analyse
  • Buchhaltung (Rechnungskontierung, Belegerfassung und -ablage, Abrechnung und Weiterleitung von Kollekten und Spenden, Überweisungen, Verrechnungen, Zahlstellenabrechnungen, Fernsprechangelegenheiten, Abrechnung von Reisekosten, Freizeiten, Erwachsenenbildung, Jugendfahrten)
  • Schriftverkehr, Beschlussausführung
  • Erstellen von Verwendungsnachweisen
  • Erstellen des Jahresabschlusses
  • Mithilfe bei Beantwortungen von Beanstandungen des Rechnungsprüfungsamtes

Vermögens- und Liegenschaftsverwaltung des Grundvermögens

  • Führung der Grundbesitzverzeichnisse (Grundbuchunterlagen, Katasterunterlagen, Kartenmaterialien)
  • Verpachtung (Flurbegehung, Vertrags empfehlungen bezüglich Pachtdauer, Pachtzins oder besonderer Vertragsbestimmungen, Beschlussvorbereitung, Ausfertigung der Verträge, Durchführung des Anzeige- und Genehmigungsverfahrens, Pachthebung und Zahlungsüberwachung, Beratung in Rechtsfragen z. B. bei Milchkontingenten, Zuckerrübenrechten, Bodenverbesserungsmaßnahmen)
  • Erbbaurechte (Abschluss von Erbbaurechtsverträgen, Überprüfung und Überwachung der Veränderungen während der Laufzeit ­ insbesondere Änderung einzelner Indices, Wertsteigerungen, Erbbaurechtsanpassungen, Zustimmungserklärungen, von Rangrücktritts- und Stillhalteerklärungen, Ablösung von Erbbaurechten, Durchführung des Anzeige- und Genehmigungsverfahrens)
  • Verkauf, Tausch oder Erwerb von Grundstücken (vorbereitende Tätigkeiten, Beratungen bezüglich Kauf- und Verkaufspreis sowie besonderer Vertragsbestimmungen, Beschlussvorbereitung, Durchführung des Anzeige- und Genehmigungsverfahrens, Klärung von Dotations- und Entwidmungsfragen, Abführung an Pfarrbesoldungsfonds, Unterstützung bei der Beschaffung von Ersatzland)
  • Gestattungs- und Nutzungsverträge (Nutzungen besonderer Art, Sonderverträge, grundstücksgleiche Rechte, Belastungen, etc.)
  • Bauleitplanung (Flächennutzungs- und Bebauungspläne, Planfeststellungen)
  • Flurbereinigungs- und Umlegungsverfahren
  • Grundbuch- und Katasterangelegenheiten
  • Erschließungs- und Anliegerbeiträge
  • Abrechnung Pfarrstellenaufkommen, sonstiger Lasten und Abgaben
  • Wohnungs- und Dienstwohnungsverwaltung (Mietverträge, Zuweisungsverfügungen, Mietwertfestsetzungen und ­überprüfungen, Vorbereitung Übergabe, Rücknahme, Kontrolle der Mieteingänge, Mahnverfahren, Nebenkostenabrechnungen)

Bauverwaltung

  • der Durchführung von Baumaßnahmen
  • der Beschaffung oder Ergänzung von Glocken, Orgeln, sowie sonstigen Einrichtungs- und Ausstattungsgegenständen (jeweils: vorbereitende Planung, Teilnahme an Baubegehungen und Ortsterminen, Beratung über Finanzierungsmöglichkeiten, Durchführung des Anzeigeund Genehmigungsverfahrens, Einholung von baufachlichen Stellungnahmen des Amtes für Bau- und Kunstpflege, Aufstellung von Finanzierungsplänen, Beantragung von Zuschüssen, Abruf von Zuschüssen und Drittmitteln, Durchführung des Verfahrens zum Steuerabzug bei Bauleistungen, Kostenkontrolle, Abstimmung der Kosten mit Amt für Bau- und Kunstpflege / Architekten / KV, Fortschreibung der Finanzierungsplanung bei Kostensteigerung, Erstellung von Verwendungsnachweisen, Bauabrechnung, abschließender Finanzierungsplan)

Personalverwaltung

  • Mitwirkung bei der Durchführung von Stellenerrichtungen und Einstellungen: Beratung der Organe, Beschlussvorbereitung mit Beteiligung der Mitarbeitervertretung (MAV), Durchführung des Genehmigungsverfahrens
  • Stellenrahmenplanung und Stellenplanung (Grundsätze für die Verteilung von Personal, Stellenpläne)

Führung der Personalakten

  • Brutto- und Nettoabrechnungen (Beamte und Beamtinnen, Angestellte, Arbeiter und Arbeiterinnen, geringfügig Beschäftigte, kurzfristig Beschäftigte, ABM- oder SAM-Kräfte, Zivildienstleistende, BSHG-Kräfte)
  • Abrechnungen mit den Sozialversicherungen und Finanzämtern (An- und Abmeldungen, Klärung von lohnsteuer-, sozialversicherungs- und zusatzversorgungsrechtlichen Fragen)
  • Mitwirkung bei der Behebung von Arbeitnehmer- / Arbeitgeberkonflikten (Beratungs- und Mitarbeitergespräche, Dienstvereinbarungen, Rügen, Abmahnungen, Kündigungen, Auflösungsverträge)
  • Aus- und Weiterbildungsverträge, sonstige Arbeitsvereinbarungen
  • Verbindung und Verhandlung mit den Mitarbeitervertretungen

Friedhöfe

  • Mitwirkung bei der Erstellung von Friedhofsordnungen und -gebührenordnungen (Änderungsentwürfe, Kalkulationen, Schließungen, Erweiterungen oder Widmungen, Beschluss-vorbereitungen, Durchführung des Genehmigungs- und Veröffentlichungsverfahrens)
  • Hebung der Gebühren (Zahlungseingänge, Stundungs- und Erlassanträge, Mahn- und Vollstreckungsverfahren, Widerspruchsbearbeitung)
  • Rechtsberatung zum Satzungsund Friedhofsrecht

Tageseinrichtungen für Kinder (Kindergärten, Spielkreise)

  • Mitwirkung bei Öffnung oder Schließung neuer Gruppen oder Zusatzdienste (Durchführung des Genehmigungverfahrens: KKV / LKA / Landesjugendamt / Einholung Betriebserlaubnis, Entgeltkalkulation)
  • Erarbeitung von Betreuungsverträgen
  • Mithilfe bei Verhandlungen über Betriebsführungsverträgen
  • Mitwirkung bei der Sicherstellung der Betriebsführung (Beratung der Trägergremien und Leiterinnen der Kindergärten, Vorbereitung von Beschlüssen etc. )
  • Mitwirkung bei der Sicherstellung der Finanzierung (Vorbereitung der Haushaltsentwürfe, Kalkulation, Abrechung von Integrationsmaßnahmen etc., Ermittlung von Sach- und Verwal-tungskosten, Planung lfd. oder einmaliger Investitionen; Abrechnung der lfd. Zuschüsse der Kostenträger, Führung evtl. notwendiger Verwendungsnachweise, Haushaltsüberwachung/ -analyse)
  • Bearbeitung der Anmeldungen, Veränderungsmeldungen und Abmeldungen (Datenerfassung, Hebung der Entgelte, Zahlungsüberwachung, Mahnverfahren etc.)
  • Mitwirkung bei der Personalplanung (Ermittlung des Gesamtstundenrahmenplanes, Mitwirkung bei der Entwicklung eines Personalkonzeptes zusammen mit Kindergartenleitung, Träger und Fachberatung) Bei dieser Aufzählung bleiben aus Platzgründen viele Aufgaben unerwähnt, so unter anderem die Bereiche Diakonie- und Sozialstationen, Diakonisches Werk, Versicherungen, Verwaltungshilfe für besondere Einrichtungen (z. B. Essen auf Rädern, Eine-Welt-Läden, etc.), Querschnittsaufgaben (z. B. Sekretariat oder EDV-Administration), usw.

Meldewesen

  • Übernahme der Bestandsdaten von der KID (Norddeutsche Kirchliche Gesellschaft für Informationsdienstleistungen mbH)
  • Erstellen von Disketten / Bereitstellung der Meldedaten für die Kirchengemeinden (Anwendung Mewis-NT)
  • Druck unterschiedlicher Listen, Adressaufkleber
  • Überwachung und Kontrolle der Anzahl der Gemeindeglieder (bei Schwankungen Analyse mit den Kirchengemeinden, Kommunen und KID, Datenpflege)
  • Erstellen von Fehlermeldungen
  • Mitwirkung bei der Verarbeitung von Taufmeldungen, Kircheneintritte und Übertritte, Umpfarrungen (Aufbereitung und Weiterleitung)
  • Regionalstrukturen, Verteilerkreise erarbeiten
  • Straßenzuordnungen vornehmen
  • "Schnittstelle" zur KID
  • Mitwirkung bei der Durchführung der Kirchenvorstandswahlen (alle 6 Jahre; allgemeine Vorbereitung, z. B. Zuordnung von Wahl/Stimmbezirken, Erstellung und Überprüfung der Wählerlisten, Überwachung des Zeitplanes)
  • Mithilfe bei der Versendung von Aufrufen zu freiwilligen Kirchenbeiträgen
  • Beratung in Fragen des Melderechts und des kirchlichen Datenschutzes